Expertises connexes
Protection des renseignements personnels et accès à l’information en entreprise
La gestion de l’information et des renseignements personnels est un enjeu central pour les entreprises privées. Qu’il s’agisse de traiter des demandes d’accès à l’information ou d’assurer la conformité légale de ses pratiques, les organismes doivent composer avec un cadre juridique exigeant.
Chez Bernier Fournier, nous accompagnons les entreprises comme les particuliers confrontés à des enjeux d’accès à l’information.
Le cadre juridique
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s’applique aux entreprises privées recueillant, détenant, utilisant ou communiquant des renseignements à l’égard d’une personne physique.
C’est notamment le cas de compagnies d’assurances ou encore d’entreprises recueillant des informations de crédit de leurs clients.
Les obligations imposées aux entreprises privées
Les entreprises privées sont tenues de ne recueillir que des renseignements nécessaires à l’objet du dossier et ceux-ci doivent être obtenus de manière licite.
De plus, l’exploitation d’une entreprise privée implique l’obligation de prendre les mesures nécessaires relatives à la sécurité des renseignements personnels, à leur collecte, leur utilisation, leur communication, leur conservation et leur destruction.
Qui peut faire une demande d’accès?
En principe, toute personne peut obtenir la communication des renseignements personnels qui la concernent. Il est également possible de faire une demande écrite afin de faire rectifier ou supprimer un tel renseignement.
Une demande d’accès à l’information concernant une personne décédée peut également être faite par :
- le liquidateur de la succession;
- l’héritier;
- le successible;
- le bénéficiaire d’une assurance-vie ou d’une indemnité de décès.
Communication d’un renseignement personnel à un tiers
Les renseignements personnels ne peuvent généralement pas être communiqués à un tiers sans le consentement de la personne concernée. Certaines exceptions prévues par la loi permettent toutefois à une entreprise de communiquer ces renseignements, notamment :
- Au procureur de la personne concernée;
- Au Directeur des poursuites criminelles et pénales dans le cadre d’une poursuite;
- À un corps policier ou à un organisme chargé de prévenir, détecter ou réprimer une infraction;
- À certaines autorités gouvernementales ou instances judiciaires.
Comment faire une demande d’accès à l’information?
Le droit d’accès à l’information est généralement gratuit. Certains frais peuvent toutefois être exigés pour la reproduction, la transcription ou la transmission des documents demandés.
Une entreprise privée dispose d’un délai de trente (30) jours pour répondre à une demande d’accès. L’absence de réponse dans ce délai équivaut à un refus. Dans une telle situation, ou en cas de refus explicite, une demande de révision peut être présentée à la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI).
Le refus de communiquer un renseignement personnel
Une entreprise peut, dans certaines situations prévues par la loi, refuser de communiquer un renseignement personnel.
Un refus peut notamment être justifié lorsque la communication risque de causer un préjudice grave à la santé du demandeur ou d’un tiers. L’entreprise doit également refuser la divulgation lorsqu’elle pourrait révéler un renseignement personnel concernant une autre personne et lui causer un préjudice sérieux.
Notre expertise en accès à l’information
L’équipe de Bernier Fournier conseille les entreprises confrontées à des enjeux liés aux renseignements personnels et à l’accès à l’information.
Nous accompagnons également les particuliers dans leurs démarches d’accès à l’information auprès des organismes privés.
Notre équipe intervient notamment devant la Commission d’accès à l’information du Québec et vous aide à préparer un dossier clair, complet et bien documenté.
Pour toute question concernant l’accès à l’information détenue par un organisme privé, contactez-nous.