La protection des renseignements personnels fait maintenant partie des obligations juridiques avec lesquelles les entreprises doivent composer dans le cadre de leurs activités. Entrée en vigueur en 2021, la Loi 25 a modifié de façon importante les règles applicables en cette matière et a renforcé les responsabilités des organisations à l’égard des renseignements personnels qu’elles recueillent, utilisent, communiquent, conservent ou détruisent.
Ces obligations s’inscrivent dans plusieurs aspects de la gestion d’une entreprise. Elles touchent non seulement les documents et politiques internes, mais aussi les pratiques quotidiennes, les outils technologiques, les relations avec les fournisseurs, la gestion des ressources humaines ainsi que certains projets impliquant la circulation ou le traitement de renseignements personnels.
Le cadre juridique applicable
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé impose aux entreprises un ensemble d’obligations qui concernent à la fois leur gouvernance interne et leurs pratiques concrètes de gestion de l’information. L’entreprise qui détient des renseignements personnels doit notamment prendre les mesures raisonnables pour en assurer la confidentialité et veiller à ce que leur traitement respecte les exigences prévues par la loi.
La loi prévoit également qu’une personne doit être chargée, au sein de l’organisation, d’assurer le respect des obligations en matière de protection des renseignements personnels. Elle exige aussi la mise en place de politiques et de pratiques de gouvernance adaptées à la nature des activités de l’entreprise et aux renseignements qu’elle détient.
En pratique, cela suppose souvent une réflexion sur les rôles et responsabilités à l’interne, sur les accès accordés aux membres du personnel, sur les mesures de sécurité applicables, sur la conservation des renseignements et sur les conditions dans lesquelles ceux-ci doivent être détruits ou anonymisés.
Parmi les principales obligations prévues par la loi, les entreprises doivent notamment :
- Nommer une personne responsable de la protection des renseignements personnels;
- Établir et mettre en œuvre des politiques et pratiques de gouvernance visant à protéger les renseignements personnels;
- Effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée dans certaines situations;
- Mettre en place des mesures de sécurité afin d’éviter les incidents de confidentialité;
- Déterminer les objectifs de la collecte des renseignements personnels et obtenir le consentement des personnes concernées lorsque la loi l’exige;
- Publier une politique de confidentialité lorsque les renseignements sont recueillis par moyen technologique.
La collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels
Les obligations prévues par la loi commencent dès la collecte des renseignements personnels. L’entreprise doit s’assurer que les renseignements recueillis sont nécessaires aux fins poursuivies et que les personnes concernées reçoivent l’information requise quant à la manière dont leurs renseignements seront utilisés.
Selon les circonstances, il peut aussi être nécessaire d’examiner plus attentivement la validité du consentement obtenu, la portée de ce consentement et les situations dans lesquelles la loi permet l’utilisation ou la communication de renseignements personnels sans consentement. Ces questions peuvent notamment se présenter dans le cadre de l’exécution d’un contrat, d’un mandat, d’une transaction commerciale ou encore dans certaines autres situations prévues par la loi.
Les entreprises doivent également porter attention à la façon dont elles rédigent leurs formulaires, avis et documents internes afin que les renseignements fournis aux personnes concernées soient suffisants et conformes aux exigences applicables.
Les droits des personnes concernées
La loi reconnaît aussi différents droits aux personnes concernées à l’égard des renseignements personnels qui les concernent. L’entreprise peut ainsi être appelée à traiter une demande d’accès, de rectification, de désindexation ou, dans certains cas, de portabilité.
Le traitement de ces demandes suppose souvent une analyse juridique et factuelle plus nuancée qu’il n’y paraît à première vue. Il faut notamment déterminer quels renseignements peuvent être communiqués, dans quels délais, selon quelles modalités et si certaines limites ou exceptions prévues par la loi trouvent application dans la situation en cause.
La gestion des incidents de confidentialité
Les incidents de confidentialité constituent également un aspect important du régime applicable. Lorsqu’un renseignement personnel est utilisé, communiqué ou consulté sans autorisation, ou encore lorsqu’il est perdu dans des circonstances où sa protection n’est plus assurée, l’entreprise doit être en mesure d’évaluer rapidement la situation et de déterminer les mesures à prendre.
La loi prévoit, dans certains cas, des obligations de notification et la tenue d’un registre des incidents de confidentialité. Au-delà de ces exigences, la gestion d’un incident soulève souvent des questions concrètes quant à l’évaluation du risque, aux communications à effectuer, aux mesures correctives à mettre en place et à la documentation à conserver.
Les projets, les outils technologiques et les communications à l’extérieur du Québec
Certaines obligations prennent une importance particulière lorsqu’une entreprise met en place un nouveau projet, retient les services d’un fournisseur ou utilise un outil technologique impliquant des renseignements personnels. Dans certaines situations, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit être réalisée, notamment lorsqu’un projet touche des renseignements personnels de façon significative ou qu’il comporte une communication de renseignements à l’extérieur du Québec.
L’entreprise doit alors examiner la nature des renseignements visés, les fins du projet, les risques pour la vie privée, les mesures de protection envisagées et le cadre applicable au traitement des données par des tiers. Des questions semblables peuvent aussi se poser lorsqu’une organisation recourt à des technologies permettant d’identifier, de localiser ou de profiler une personne, ou encore lorsqu’une décision est rendue exclusivement sur la base d’un traitement automatisé.
Ces obligations exigent souvent une analyse qui va au-delà du simple déploiement technique de l’outil ou du service concerné. Elles supposent de vérifier si les mécanismes retenus répondent réellement aux exigences prévues par la loi et s’ils sont adaptés à la réalité de l’entreprise.
Certaines situations particulières
La protection des renseignements personnels ne se limite pas à l’application de règles générales. La loi prévoit aussi plusieurs régimes particuliers et certaines exceptions dont la portée doit être appréciée avec soin selon le contexte. Cela peut notamment concerner la communication sans consentement dans certaines circonstances, l’utilisation de renseignements dépersonnalisés, le traitement de renseignements sensibles ou encore certaines situations plus spécifiques, comme celles impliquant des données biométriques.
Ces questions ne se règlent pas toujours par l’application d’une formule unique. Elles exigent souvent de bien cerner les faits, les objectifs poursuivis, la nature des renseignements en cause et les obligations particulières qui peuvent s’ajouter à celles déjà applicables à l’entreprise.
Notre accompagnement
L’application de la Loi 25 soulève donc des enjeux variés qui ne se limitent pas à la rédaction d’une politique de confidentialité. Selon les besoins de l’entreprise, il peut être nécessaire de revoir les pratiques de collecte et de conservation, de structurer les documents internes, d’analyser un projet ou un outil technologique, de préparer la gestion d’un incident de confidentialité ou d’évaluer les conditions dans lesquelles certains renseignements peuvent être utilisés ou communiqués.
Notre équipe accompagne les entreprises dans l’analyse et la mise en œuvre de leurs obligations en matière de protection des renseignements personnels.
Nous pouvons intervenir notamment dans :
- La rédaction et la révision de politiques, procédures, formulaires et documents internes;
- L’examen des pratiques existantes;
- L’analyse des obligations applicables à un projet particulier;
- Le traitement de situations plus ponctuelles nécessitant une appréciation juridique adaptée au contexte.
Communiquez avec nous afin d’obtenir un accompagnement juridique adapté aux réalités de votre organisation.