Les organismes publics détiennent une grande quantité de renseignements, dont certains peuvent être de nature personnelle. Par le biais d’une demande d’accès, il est possible d’obtenir la communication de ces renseignements.
À ce sujet, la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels1 (ci-après « Loi sur l’accès ») s’applique aux documents détenus par un organisme public dans l’exercice de ses fonctions. Elle s’applique peu importe que la conservation des documents soit assurée par l’organisme en tant que tel ou par un tiers.
Quels organismes sont visés ?
La Loi sur l’accès s’applique notamment aux :
- Instances gouvernementales;
- Organismes gouvernementaux;
- Organismes municipaux;
- Organismes scolaires;
- Établissements de santé2.
Le droit d’accès : principe général
En règle générale, toute personne qui en fait la demande a le droit d’accéder aux documents d’un organisme public, et ce, gratuitement. Des frais peuvent toutefois être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission3.
Contrairement à ce que l’expression « accès à l’information » pourrait laisser croire, le droit porte sur l’accès à de l’information contenue dans un document existant. Un organisme n’a donc pas l’obligation de créer un document pour répondre à une demande.
Les limites au droit d’accès
Bien que le droit d’accès soit large, il n’est pas absolu. La Loi sur l’accès prévoit plusieurs exceptions permettant à un organisme de refuser la communication de certains documents ou renseignements, notamment lorsque leur divulgation pourrait affecter4 :
- Les relations intergouvernementales;
- Les négociations entre organismes publics;
- L’économie;
- L’administration de la justice;
- La sécurité publique;
- Les décisions administratives ou politiques.
Comment faire une demande d’accès à l’information?
La première étape afin de faire valoir son droit d’accès à l’information est le dépôt d’une demande auprès de l’organisme détenant le document recherché.
Pour être recevable, la demande d’accès à un document doit être suffisamment précise pour permettre à l’organisme de repérer l’information recherchée5. Elle peut être verbale ou écrite, mais seule une décision sur une demande écrite est susceptible d’être révisée6.
Suivant la réception d’une demande, le responsable de l’accès a l’obligation de répondre dans un délai de vingt (20) jours7. Advenant le cas où le responsable n’est pas en mesure de traiter la demande avant l’expiration du délai, il peut obtenir une prolongation pour une période n’excédant pas dix (10) jours8.
La décision du responsable est rendue par écrit et une copie de celle-ci doit être transmise au demandeur.
Que faire en cas de refus?
L’organisme qui refuse l’accès à un document doit motiver son refus en indiquant la disposition de la Loi sur l’accès sur laquelle se fonde celui-ci9.
La personne qui se voit refuser l’accès peut demander une révision de la décision par la Commission d’accès à l’information. Cette demande doit être faite dans les trente (30) jours suivant la date de la décision ou l’expiration du délai accordé par la Loi sur l’accès10.
Notre expertise en accès à l’information
Que vous soyez un particulier ou un gestionnaire d’entreprise, notre équipe peut vous accompagner au cours des différentes étapes du processus de demande d’accès à l’information. Notamment, nous possédons l’expertise nécessaire pour :
- Vous conseiller quant à vos chances de succès à l’occasion d’une demande de révision;
- Vous représenter devant la Commission d’accès à l’information.
Contactez-nous pour toute question concernant l’accès à l’information détenue par un organisme public.
1Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQ, c. A-2.1.
2 Id., art. 3.
3 Id., art. 11.
4 Id., art. 18 à 40.
5 Id., art. 42.
6 Id., art. 43.
7 Id., art. 47 al. 1.
8 Id., art. 47 al. 2.
9 Id., art. 50.
10 Id., art. 135.